Google sheets ! Lesson - 2, फाइल मेनू (File menu)की जानकारी ! गूगल शीट्स! About file menu of Google sheet!

  दोस्तों, आज हम बात करेंगे गूगल शीट के सबसे महत्वपूर्ण अंग के बारे में, जिसे हम "मेनू (menu) " कहते है ! अगर आप अभी तक गूगल शीट क...

 दोस्तों, आज हम बात करेंगे गूगल शीट के सबसे महत्वपूर्ण अंग के बारे में, जिसे हम "मेनू (menu)" कहते है ! अगर आप अभी तक गूगल शीट के मुख्य अंगों के बारे में नहीं जानते तो " गूगल शीट का परिचय " नाम के मेरे इस आर्टिकल कों जरुर पढ़े, यहाँ गूगल शीट के सभी अंगों का पूरा विस्तार से विवरण दिया गया है !

चलिए बात करते है गूगल शीट के पहले मेनू की जिसका नाम है " फाइल मेनू " (File menu)! जैसा की हम सब जानते है की हम जितने भी सॉफ्टवेर, प्रोग्राम Application उपयोग करते है लगभग सब में " मेनू बार " होता है ! और इसी मेनू बार में, उपयोग किये जा रहे सॉफ्टवेर, प्रोग्राम के सारे विकल्प उपस्थित होते है जिनको हम आसानी से आपने प्रयोग में लाते है ! मेनू बार में कई मेनू होते है और सबका एक नाम होता है नाम के अनुसार ही उनके अंदर विकल्प होते ही जिनका उपयोग हम अपने काम में काफी आसानी से करते है, नाम के अनुसार विकल्प का होना आम बात है क्योकि नाम के अनुसार विकल्प नहीं हो, तो उनको ढूँढने में काफी परेशानी हो सकती है !

फाइल मेनू का सारांश

फाइल मेनू (File menu) में जितने भी विकल्प होते है उन सबकी मदद से हम अपने फाइल से सम्बंधित कार्य करने है जैसे कई फाइल खोलना, प्रिंट करना, उसका नाम बदलना, डाउनलोड करना आदि !

बाये कई तरफ आपको एक तस्वीर दिख रही होगी यह गूगल शीट के "फाइल मेनू " (File menu) का तस्वीर है इसमे जितने भी विकल्प आपको दिख रहे है उन सबका विस्तार से निचे विवरण किया गया है !

इस तस्वीर में दिख रहे सारे विकल्पों कों ज्यादा से ज्यादा विस्तार में वर्णित करने का पूरा प्रयास किया गया है जिसमे उनका उपयोग, महत्त्व, उनको उपयोग में लाने के छोटे तरीको आदि के बारे बतायाँ गया है

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अब आपको निचे गूगल शीट के "फाइल मेनू" के सारे विकल्पों का पूर्ण विवरण मिलेगा !

# Share -

इस विकल्प कई मदद से आप अपने फाइल कों किसी दूसरे व्यक्ति के साथ बाँट सकते है ! जैसा कई मैंने पहले भी बताया है कई गूगल शीट ऑनलाइन और ऑफलाइन काम करता है शेयर करने के लिए आपको दो तरीके मिलते है! एक है, जीमेल (Gmail) के जरिये एक सुन्दर आमंत्रण भेज कर और दूसरा है, आपके फाइल का लिंक, जिसको आप कॉपी करके किसी भी तरीके से दूसरे व्यक्ति तक पंहुचा सकते है जैसे Gmail, WhatsApp etc.

• Share with people and groups यहाँ आप Gmail के जरिए दूसरे व्यक्ति कों आमंत्रण भेज कर ! यहाँ पर आप निर्धारित कर सकते है की जिस व्यक्ति कों आप आमंत्रण भेज रहे है उसका इस गूगल शीट में गया भूमिका होगा!

• Get link यहाँ आपको दाहिने की तरफ एक विकल्प दिख रहा है Copy link इस विकल्प पर क्लिक करते ही आपके गूगल शीट का लिंक कॉपी हो जायेगा उसके बाद आपको केवल पेस्ट करने की जरुरत होती है !

• Change to anyone with the link इस विकल्प में आप लिंक कों एक स्थाई रूप दे सकते है की लिंक प्राप्त करने वाले व्यक्ति का भूमिका क्या होगा निचे की तस्वीर में देखें!

copy link and define mode of user

share your google sheets link

# New -

इस विकल्प की मदद से नये शीट(spreadsheets) कों जोड़ने का काम करते है एक गूगल शीट में आप जिनते चाहे उतने शीट जोड़ सकते है ! Shift + F11 का भी प्रयोग कर सकते है ! जैसा की निचे की तस्वीर में आप देख सकते है की कईतरह के विकल्प दिख रहे है आप अपने जरुरत के अनुसार इनका उपयोग कर सकते है यहाँ से Google Office package के किसी भी प्रोग्राम का नया फाइल बना सकते है जो की निचे से फोटो में दिख रहा है ! Document, Presentation, Form, Drawing. आगे आपको इनसारे प्रोग्राम का विस्तृत जानकारी मिलेगी !

create a new spreadsheet

#Open -

इस विकल्प की मदद से हम गूगल शीट में पुराने Google sheet या MS-Excel के फाइल कों खोल सकते है इस विकल्प का पहले भी मैंने चर्चा किया !

1. My Drive - इसकी मदद से आप अपने Google Drive के फाइल कों प्रयोग में ला सकते है !

2. Shared with Me - इसमे दूसरे व्यक्ति द्वारा शेयर किये फाइल का नाम दीखता है

3. Starred - यहाँ पर वैसे फाइल का नाम दीखता है जिसको आपने स्टार ⭐ से चिन्हित किया होगा ! जिससे आपको फायदा यह है की फाइल लिस्ट लंबी है तो यहाँ आपकों केवल स्टार ⭐ मार्क वाले फाइल ही दिखेंगे!

4. Recent - यहाँ भी आपको एक लिस्ट मिलती है जिसमे आपके द्वारा कुछ समय पहले तक क्रमबद्ध तरीके से खोले गए फाइल का नाम होता है!

5. Upload - इस विकल्प की मदद से हम आपने कंप्यूटर से हार्ड डिस्क में स्टोर फाइल कों उपयोग में लाते है ! जिससे हमारा जो फाइल पहले ऑफलाइन था अब वो ऑनलाइन हो जाता है !

#Import -

यह भी बिलकुल Open की तरह काम करता है बस अंतर इतना होता है की इस पर क्लिक करने के बाद जो विंडो सामने आता है उसका नाम Open a file की जगह पर Import होता है !

#Make a copy -

इसकी मदद से आप जो फाइल तत्काल में खुला है उसका एक कॉपी (Copy) बना सकते है कॉपी बनाते समय ही आप उसका नाम सेव (Save) करने की लोकेशन भी चुन सकते है

#Email -

आप अपने फाइल कों Email के माध्यम से दूसरे कों भेज सकते है इसके साथ आप File Type का चुनाव भी कर सकते है की प्राप्तकर्ता कों किस रूप में फाइल भेजना है जैसे की PDF, Office Spreadsheet, MS-Excel !जैसा की निचे की तस्वीर में देख सकते है की File -> Email -> Email this file -> Appear a small window एक छोटा सा बॉक्स आपके सामने आएगा, जिसमे Email डालने के बाद कोई सन्देश चाहे तो लिख सकते है सबसे नीचे आपको PDF लिखा दिख रहा होगा उस पर क्लिक करने पर तीन आप्शन का एक और बॉक्स दिखेगा जरूर के अनुसार सही आप्शन का चुनाव करे !

#Download -

इस विकल्प की मदद से आप आपने जरुरत के अनुसार सही फोर्मेट (Format) चुनकर गूगल शीट कों डाउनलोड कर सकते है ! मैंने पहले भी बताया है की गूगल शीट कई तरह के फाइल कों सपोर्ट कर सकता है !

download google sheets file in excel or other format

#Make available offline -

इसकी मदद से हम गूगल शीट कों ऑफलाइन इउस कर सकते है, लेकिन इसके लिए कुछ आवश्यक स्टेप पुरे करने पड़ते है ! गूगल ने मोबाइल एप तथा क्रोम एक्स्टेंशन भी विकसित किया है. जिनकी मदद से आप आसानी से गूगल शीट्स पर ऑफलाइन काम कर सकते है. निचे बताए गए स्टेप्स को फॉलो करने से पहले “Google Docs Offline Chrome Extension” क्रोम ब्राउजर में इंस्टॉल होना चाहिए. और सारी प्रक्रिया केवल क्रोम ब्राउजर की सामान्य टैब में पूरी करें.

How to Use Offline Google Sheets in Hindi

• स्टेप: #1 – कम्प्युटर पर या लैपटॉप से गूगल शीट्स की होम स्क्रीन पर जाए.

• स्टेप: #2 – अब सबसे ऊपर बाएं तरफ जाकर मुख्य मेनू पर क्लिक करें.

• स्टेप: #3 – मुख्य मेनु से Settings पर क्लिक करें.

• स्टेप: #4 – सेटिंग्स से “Offline” एक्सेस को ऑन कर दें.

• स्टेप: #5 – इसके बाद क्रोम ब्राउजर में गूगल शीट्स ओपन करें. और ऑफलाइन काम करना शुरु कर दें.

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#Version History -

गूगल शीट Auto save mode में रहता है MS-Excel की तरह इसमे बार बार save करने की जरुरत नहीं है ! जब आपको Last edit status दिखाता है तो उससे पहले के सारे वर्क या बदलाव कों save कर चूका होता है इन्ही बदलाव के स्टेप कों कों Version history में आप देख सकते है की कब क्या बदलाव किये गए है ! साथ ही आपने उस बदलाव का आप नाम भी दे सकते है !

version history

#Rename -

फाइल के नाम कों बदलने के लिए इस विकल्प का उपयोग किया जाता है वैसे तो फाइल के नाम पर भी दो बार क्लिक करके भी बदला जा सकता है

#📂Move - इस विकल्प की मदद से आप अपने फाइल का लोकेशन बदल सकते है ! चुकी गूगल शीट का फाइल ऑनलाइन काम करता है इसलिए Google drive में सेव होता है जिसमे कई Folder होते है अब गूगल शीट के फाइल कों एक Folder से दूसरे Folder के ले जाने के लिए इस विकल्प का इउस किया जाता है आप चाहे तो सीधे Google drive में जाकर कॉपी-पेस्ट भी कर सकते है ! फोटो में आपको सबसे नीचे फोल्डर का चिन्ह दिख रहा होगा जिसपर क्लिक करके फाइल का लोकेशन बदल सकते है !

#Add shortcut to Drive -

इस विकल्प से आप आपने गूगल शीट के फाइल का shortcut, Drive में बना सकते है ! जिससे आप Drive से ही खोल सकते है !

#🚮Move to trash -

गूगल शीट के फाइल कों मिटाने के लिए इसका उपयोग किया जाता है जहाँ आपका फाइल लगभग दो महीने रहता है उसके बाद हमेशा के लिए मिट जाता है

#Publish to the web -

आप आपने गूगल शीट कों एक HTML Page कई तरह दूसरों के साथ बांट सकते जिसे एक लिंक से जरिये आसानी से देखा जा सकता है पर कोई बदलाव नहीं किया जा सकता !

#Document detail -

यहाँ आपको आपके फाइल का पूरा विवरण मिलता है

#Spreadsheet setting -

यहाँ हम कुछ सेट्टिंग करते है जो कुछ ख़ास फोर्मुला पर आपने असर करते है !

#🖨️Print -

इस विकल्प के बारे में सब जानते है कई इसकी मदद से हम अपने फाइल कों प्रिंट करने का काम करते है !

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दोस्तों ! मुझे उम्मीद है की ये जानकारी आपके लिए लाभदायक होगी !!

ये जानकारी आपको कैसी लगी या आपका कोई सवाल है, तो Comment करके जरुर बताये|

धन्यवाद !!