Google sheets ! Lesson – 7, आज जानेंगे (Tools menu) टूल्स मेनू के बारे में !! विस्तार से जानिये !

  दोस्तों, इस मेनू की मदद से हम अपने गूगल शीट्स के अंदर बाकि मेनू की भाती तरह तरह के काम करते है जिस तरह बाकि मेनू का अपना अपना काम था उसी प...

 दोस्तों, इस मेनू की मदद से हम अपने गूगल शीट्स के अंदर बाकि मेनू की भाती तरह तरह के काम करते है जिस तरह बाकि मेनू का अपना अपना काम था उसी प्रकार इस मेनू का एक विशेष काम है इस मेनू की मदद से हमें कई बेहतर सुविधा मिलती है जैसे की Form creation, AppSheet, script editor, macros, spelling आदि उन्नत किस्म के प्रभावकारी सुविधा से आप अपना काम काफी आसानी से कर सकते है !

इस मेनू में आपको मिलेगा !

👉 Create a form

Google का यह एक शानदार प्रोग्राम है Google Form की मदद से आप बिना Domain ख़रीदे आपना एक URL वाला webpage बना सकते है जिसकी मदद से आप कई तरह के काम भी कर सकते है जैसे की आप अपने शीट्स में डाटा एकाठा कर सकते है, online कोई आमंत्रण की जरुर जानकारी बटोर सकते है, छोटे-छोटे परीक्षा का फॉर्म जैसे कई तरह से काम कर सकते है

Google Form भी खुद में एक विषय है जिसके बारे में आगे हम विस्तार से बात करेंगे की किस तरह से google form की मदद से आप एक बेहतर काम कर सकते है !

Google FormGoogle Form

👉 AppSheet

दोस्तों पूरी दुनिया में Google मुफ्त में सुविधा देने के लिए जाना जाता है इस क्रम में google का यह भी एक मुफ्त योगदान है किसकी मदद से आप बिना Program Code (java, C, C++, Visual basic) के आप Mobile App बना सकते है, यह भी एक काफी बड़ा विषय है हमारी किशिश रहेगी की इस विषय की पूरी विस्तार से आपको जानकारी दी जाये तो इसी तरह लगातार हमरे Blog कों पढते रहिये !

SheetsCreateAnAppAppsheets

  1. Create an App - इस विकल्प से आप एक नया App बना सकते है !

  2. View sample apps - कुछ बने-बनाये App यहाँ आपको मिलते है जिनका Copy करने के बाद आप अपने अनुसार Customize कर सकते है !

  3. Learn how to create an apps - AppSheet के बारे पूरी विस्तार से जानने के लिए उसके Official site की मदद मिलती है यहाँ आपको फोटो, टेक्स्ट, विडियो का पूरी सुप्पोर्ट मिलता है !

👉 Script editor

जिस तरह से MS Excel में आप किसी विशेष सुविधा का प्रयोग करने के लिए Visual basic का उपयोग करते है उसी तरह Google sheets में भी अगर आप कुछ अलग कारण चाहते है तो उसके लिए Script editor की सुविधा मिलती है परन्तु यहाँ java language में ही काम कारण पड़ता है!

script editorscript editor

👉 Macros

इसका इस्तेमाल हम MS Word, MS Excel आदि में भी करते रहे है हमें इसकी जरुरत तब होती है जब एक ही काम कों बार बार कारण पड़ता है, अगर आपको भी किसी एक ही काम कों बार बार करना पड़े तो Macro का प्रयोग जरुर करे !

मैक्रोज़ और Google Apps स्क्रिप्ट

पत्रक में मैक्रो के साथ दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करें। या, यदि आपको कस्टम फ़ंक्शन, मेनू या विंडो की आवश्यकता है, तो आप उन्हें Google Apps स्क्रिप्ट के साथ बना सकते हैं।

मैक्रो सर्वोत्तम प्रथाओं की समीक्षा करें

  1. इष्टतम प्रदर्शन के लिए मैक्रो में क्रियाओं की संख्या सीमित करें।

  2. बार-बार दोहराए जाने वाले कार्यों के लिए मैक्रोज़ का उपयोग करें जिन्हें अधिक कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता नहीं होती है।

  3. अद्वितीय मैक्रो शॉर्टकट का प्रयोग करें। आपके पास प्रति शीट अधिकतम 10 शॉर्टकट हो सकते हैं। टूल्स और फिर मैक्रोज़ से अतिरिक्त मैक्रोज़ खोलें।

  4. कोशिकाओं की पूरी श्रृंखला का चयन करके और फिर मैक्रो को सक्रिय करके एकल कक्ष के लिए बनाए गए मैक्रो को कक्षों की श्रेणी में लागू करके मैक्रो दोहराव को कम करें।

  5. मैक्रो स्क्रिप्ट अलग-अलग शीट के लिए विशिष्ट हैं और केवल शीट्स में उपयोग की जा सकती हैं—वे Google डॉक्स, फ़ॉर्म या स्लाइड में काम नहीं करेंगी।

मैक्रो रिकॉर्ड करें:

  1. In Sheets, open a spreadsheet and click Tools>Macros>Record macro.(शीट्स में, एक स्प्रेडशीट खोलें और टूल्स और फिर मैक्रोज़ और फिर मैक्रो रिकॉर्ड करें पर क्लिक करें।)

  2. Select the type of cell reference to use.(उपयोग करने के लिए सेल संदर्भ के प्रकार का चयन करें।)

  3. Complete the task you want to record and click Save.(वह कार्य पूरा करें जिसे आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं और सहेजें पर क्लिक करें।)

  4. Name the macro and click Save.(मैक्रो को नाम दें और सेव पर क्लिक करें।)

  5. Click Tools>Macros>your macro to run the macro.(मैक्रो को चलाने के लिए टूल्स और फिर मैक्रो और फिर अपने मैक्रो पर क्लिक करें।)

Find the "Record macro" option  in a sheet by clicking "Macros" under "Tools"

👉 Spelling

यह हमारे शीट्स के अंदर Grammatical error कों बताने का काम करता है जिससे हमारे वाक्य सही लिखे जाये ! Google डॉक्स स्वचालित रूप से गलत वर्तनी को ठीक कर सकता है और वर्तनी और व्याकरण के लिए सुझाव दे सकता है। आप Google डॉक्स सेटिंग में स्वतः सुधार और सुझावों को बंद कर सकते हैं।

स्वत: सुधार और वर्तनी और व्याकरण के सुझाव अंग्रेजी, स्पेनिश, फ्रेंच और पुर्तगाली में उपलब्ध हैं। स्वत: सुधार जर्मन में भी उपलब्ध है। इतालवी में वर्तनी और व्याकरण के सुझाव भी उपलब्ध हैं।

Spelling Spelling

स्वतः सुधार Google डॉक्स में कैपिटलाइज़ेशन और वर्तनी को स्वचालित रूप से सही कर सकता है। यह स्वचालित रूप से लिंक, सूचियों और उद्धरणों का भी पता लगा सकता है।

स्वत: सुधार इसमें उपलब्ध है:

  • English 

  • Spanish 

  • French 

  • Portuguese

  • German

👉 Enable autocomplete

आप Google पत्रक में संख्याओं, अक्षरों या तिथियों की श्रृंखला बनाने के लिए स्वतः भरण का उपयोग कर सकते हैं।

अपने कंप्यूटर पर, Google पत्रक में एक स्प्रेडशीट खोलें।एक कॉलम या पंक्ति में, एक दूसरे के बगल में कम से कम दो सेल में टेक्स्ट, नंबर या तिथियां दर्ज करें।

कोशिकाओं को हाइलाइट करें। आपको निचले दाएं कोने में एक छोटा नीला बॉक्स दिखाई देगा।

नीले बॉक्स को किसी भी संख्या में सेल नीचे या उस पार खींचें।

यदि कक्ष दिनांक या संख्याओं की एक श्रृंखला बनाते हैं, तो श्रृंखला चयनित कक्षों में जारी रहेगी।

यदि सेल दिनांक या संख्याओं की एक श्रृंखला नहीं बनाते हैं, तो मानों की सूची चयनित सेल में दोहराई जाएगी।

युक्ति: आप मानों के पूर्वावलोकन के साथ स्वतः भरण सुझाव देख सकते हैं। सुझाव को स्वीकार करने के लिए, कमांड दबाएं और फिर एंटर करें।

👉 Notification rules

आप केवल अपने लिए सूचनाएं सेट कर सकते हैं। जब आप अपनी स्प्रैडशीट में परिवर्तन करेंगे तो आपको सूचनाएं नहीं मिलेंगी, लेकिन जब अन्य लोग परिवर्तन करेंगे तो आपको सूचनाएं प्राप्त होंगी।

सूचनाएं सेट करें

  1. अपने कंप्यूटर पर, Google sheets में एक स्प्रेडशीट खोलें।

  2. सबसे ऊपर, टूल्स और फिर नोटिफिकेशन रूल्स पर क्लिक करें।

  3. दिखाई देने वाली विंडो में, "कब" चुनें कि आप सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं। आपको सूचित करें जब:
    a. कोई भी परिवर्तन किया जाता है: जब कोई व्यक्ति किसी स्प्रेडशीट में परिवर्तन करता है तो सूचनाएं सेट करें।
    b. एक उपयोगकर्ता एक फॉर्म सबमिट करता है: जब कोई फॉर्म भरता है तो नोटिफिकेशन सेट करें।

  4. दिखाई देने वाली विंडो में, "कितनी बार" आप सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं चुनें। आपको इसके साथ सूचित करें:
    a. ईमेल - दैनिक डाइजेस्ट: सभी परिवर्तनों का दैनिक सारांश भेजें।
    b. ईमेल - तुरंत: हर बदलाव के लिए एक ईमेल भेजें।

  5. save क्लिक करें.

देखें कि कौन बदलाव करता है

स्प्रैडशीट तक आपकी पहुंच के स्तर के आधार पर आप देख सकते हैं कि आपकी स्प्रैडशीट में कौन परिवर्तन करता है।

यदि आप एक संपादक हैं: आप परिवर्तन करने वाले लोगों के उपयोगकर्ता नाम देख सकते हैं।

यदि आप एक दर्शक हैं: आप सूचनाएं सेट कर सकते हैं लेकिन उपयोगकर्ता नाम नहीं देख सकते।

यदि आप अधिक विशिष्ट अधिसूचना नियम सेट करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए जब कोई सेल की एक निश्चित श्रेणी को संशोधित करता है, तो ऐप्स स्क्रिप्ट का उपयोग करें

👉 Protect sheet

यदि आप नहीं चाहते कि लोग स्प्रेडशीट की सामग्री को बदलें, तो आप इसे सुरक्षित कर सकते हैं। इसे सुरक्षा उपाय के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए। लोग किसी सुरक्षित स्प्रैडशीट को प्रिंट, कॉपी, पेस्ट और आयात और निर्यात कर सकते हैं। केवल उन लोगों के साथ स्प्रैडशीट साझा करें जिन पर आप भरोसा करते हैं।

युक्ति: यदि "संरक्षित पत्रक और श्रेणियां" दिखाई नहीं दे रही हैं, तो संभवतः आप Microsoft Office संपादन में हैं। पत्रक और श्रेणी सुरक्षा का उपयोग करने के लिए, अपनी फ़ाइल को Google पत्रक में रूपांतरित करें।

👉 accessibility setting

Google डॉक्स संपादकों को स्क्रीन रीडर, ब्रेल डिवाइस, स्क्रीन आवर्धन, आदि के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यदि आप अपने कंप्यूटर पर पहले से ही स्क्रीन रीडर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, जैसे कि ChromeVox, NVDA, JAWS, या VoiceOver, तो डॉक्स संपादकों के साथ आरंभ करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

accessibility settingaccessibility setting

Step 1: डॉक्स स्क्रीन रीडर समर्थन चालू करें

जब आप पहली बार किसी स्क्रीन रीडर के साथ डॉक्स संपादकों का उपयोग करते हैं, तो आपको डॉक्स स्क्रीन रीडर समर्थन चालू करना होगा:

  1. Go to Google Docs and open a document. (Google डॉक्स पर जाएं और एक दस्तावेज़ खोलें।)

  2. In the Tools menu, select Accessibility settings. (टूल्स मेनू में, एक्सेसिबिलिटी सेटिंग्स चुनें।)

  3. Select Turn on screen reader support. (स्क्रीन रीडर समर्थन चालू करें चुनें।)

Optional: In your Google Account, visit Accessibility settings, then turn on Screen reader. (वैकल्पिक: अपने Google खाते में, सुलभता सेटिंग पर जाएं, फिर स्क्रीन रीडर चालू करें.)

Step 2: अपनी स्क्रीन रीडर सेटिंग जांचें

कुछ स्क्रीन रीडर के लिए, जब आप डॉक्स संपादकों का उपयोग करते हैं, तो आपको अपनी सेटिंग समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। नीचे अपने स्क्रीन रीडर निर्देश देखें।

ChromeVox - यदि आप Chrome OS पर ChromeVox का उपयोग करते हैं, तो आपको डॉक्स संपादकों का उपयोग करने के लिए कोई अतिरिक्त सेटअप करने की आवश्यकता नहीं है।

NVDA - विंडोज़ पर, सर्वोत्तम अनुभव के लिए, क्रोम या फ़ायरफ़ॉक्स के नवीनतम संस्करण के साथ एनवीडीए के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें।

JAWS - विंडोज़ पर, सर्वोत्तम अनुभव के लिए, क्रोम या फ़ायरफ़ॉक्स के नवीनतम संस्करण के साथ JAWS के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें।

VoiceOver -

Google डॉक्स संपादक macOS के नवीनतम संस्करण पर VoiceOver के साथ संगत हैं। अनुशंसित ब्राउज़र Google क्रोम है।

सर्वोत्तम अनुभव के लिए, एक ही समय में बाएँ और दाएँ तीरों को दबाकर VoiceOver की त्वरित नेविगेशन सुविधा को बंद करें।

Step 3: editing शुरू करें

निम्नलिखित सहायता पृष्ठों और वीडियो में स्क्रीन रीडर के साथ डॉक्स संपादकों का उपयोग करने के बारे में और जानें।

नोट: दस्तावेज़, पत्रक और स्लाइड में, आप अन्य लोगों द्वारा फ़ाइल में प्रवेश करने, संपादित करने या छोड़ने के बारे में स्क्रीन रीडर घोषणाओं को बंद कर सकते हैं।


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Rchandan: Google sheets ! Lesson – 7, आज जानेंगे (Tools menu) टूल्स मेनू के बारे में !! विस्तार से जानिये !
Google sheets ! Lesson – 7, आज जानेंगे (Tools menu) टूल्स मेनू के बारे में !! विस्तार से जानिये !
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