ई-मेल | चालान, रिपोर्ट और अनुस्मारक पत्र भेजने के लिए जीमेल, याहू, आउटलुक का उपयोग करना टैलीप्राइम के साथ, आप न केवल अपने व्यावसायिक डेटा...
ई-मेल | चालान, रिपोर्ट और अनुस्मारक पत्र भेजने के लिए जीमेल, याहू, आउटलुक का उपयोग करना
टैलीप्राइम के साथ, आप न केवल अपने व्यावसायिक डेटा को स्टोर कर सकते हैं बल्कि वांछित दर्शकों के साथ इसे पल भर में साझा भी कर सकते हैं। आपका व्यवसाय डेटा मास्टर्स और लेन-देन के रूप में सहेजा जाएगा, और रिपोर्ट के रूप में ट्रैक किया जाएगा। आप आवश्यक चालान और रिपोर्ट आसानी से ई-मेल कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप पूर्व-निर्धारित दर्शकों को प्रतिदिन रिपोर्ट ई-मेल कर सकते हैं, जो आपकी कंपनी के अंदर या बाहर हितधारक हो सकते हैं। आप कंपनी डोमेन के साथ आपके लिए बनाए गए ई-मेल खाते का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। सबसे अच्छी बात यह है कि आपको हर बार अपनी ई-मेल आईडी और प्राप्तकर्ताओं की ई-मेल आईडी टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, आपको टैलीप्राइम में अपने चल रहे काम से ई-मेल रिपोर्ट पर जाने की आवश्यकता नहीं है। आप इसे उस स्क्रीन से बहुत अच्छे से कर सकते हैं जिसमें आप काम कर रहे हैं।
इसलिए, यदि आपके पास ई-मेल पर कोई अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न हैं, तो निम्न अनुभाग देखें।
ई-मेलिंग चालान और रिपोर्ट
- Alt+M दबाएं (ई-मेल)। यदि आप किसी भिन्न रिपोर्ट को ई-मेल करना चाहते हैं, तो आप या तो वर्तमान का चयन कर सकते हैं या अन्य का चयन कर सकते हैं।
- पते से ई-मेल दर्ज करें । आप एक प्रोफ़ाइल का चयन भी कर सकते हैं, या एक नया प्रोफ़ाइल सेट करने के लिए बनाएँ विकल्प चुन सकते हैं।
यदि आपने बनाएँ चुना है, तो आप फ़ील्ड से ई-मेल प्रेषक का नाम और ई-मेल देख सकते हैं । यदि आप उन्नत विकल्पों को कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं, तो अतिरिक्त विकल्प दिखाएँ को हाँ पर सेट करें । निम्नलिखित विकल्प दिखाई देंगे:- उपयोगकर्ता नाम दर्ज करें (प्रमाणीकरण के लिए) । ई-मेलिंग सुविधा का उपयोग करते समय आपको यह उपयोगकर्ता नाम दर्ज करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। आप या तो यहां वही ई-मेल पता दर्ज कर सकते हैं, या एक अलग उपयोगकर्ता नाम दर्ज कर सकते हैं।
- सामान्य मेल सर्वर की सूची से आवश्यक ई-मेल सर्वर का चयन करें । यदि आप किसी अन्य ई-मेल सर्वर का उपयोग कर रहे हैं, तो उपयोगकर्ता परिभाषित चुनें ।
- सर्वर पते के लिए , अपने एसएमटीपी सर्वर का नाम और उसके बाद पोर्ट दर्ज करें। जीमेल, याहू मेल, या हॉटमेल का चयन करने पर, सर्वर का पता स्वचालित रूप से प्रकट होता है। आपको अन्य ई-मेल सर्वरों को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है। आउटलुक के लिए, सर्वर पता smtp-mail.outlook.com:25 के रूप में दर्ज करें।
- यदि आप एक सुरक्षित नेटवर्क का उपयोग कर रहे हैं या सुरक्षित मेल सर्वर का उपयोग करके ई-मेल भेजते हैं, तो विकल्प को एसएसएल का उपयोग करें हाँ पर सेट करें ।
- आवश्यकतानुसार मानक पोर्ट पर एसएसएल का उपयोग करें विकल्प सेट करें । आउटलुक या हॉटमेल के लिए, इस विकल्प को हाँ पर सेट करें ।
- सेव करने के लिए Ctrl+A दबाएं .
- पता करने के लिए ई-मेल दर्ज करें । आप एक नया पता दर्ज कर सकते हैं या एकाधिक पते चुन सकते हैं ।
- अन्य विकल्प सेट करें, जैसे कि फ़ाइल स्वरूप , फ़ाइल का नाम , विषय , आवश्यकतानुसार। आपके पास डेटा में अन्य विवरण दिखाने या छिपाने का विकल्प भी है, जैसे वाउचर नंबर, कथन, आदि।
- ई-मेल करने के लिए एम दबाएं ।
ई-मेल भेजने के लिए फ़ाइल प्रारूप
दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर आपको ई-मेल के माध्यम से भेजने की आवश्यकता है, आप दस्तावेज़ के लिए उपयुक्त फ़ाइल स्वरूप का चयन कर सकते हैं।
फ़ाइल स्वरूप का चयन करने के लिए, ई-मेल से, आप कॉन्फ़िगर करें > ई-मेल सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं, और फ़ाइल स्वरूप को आवश्यकतानुसार बदल सकते हैं।
अधिक जानकारी के लिए फ़ाइल स्वरूप का संदर्भ लें ।
ई-मेलिंग अनुस्मारक पत्र
ई-मेल सुविधा का उपयोग करके, आप पार्टियों के साथ बकाया भुगतान के लिए अनुस्मारक पत्र भेज सकते हैं। आप एक बार में एक या कई पार्टियों को एक अनुस्मारक पत्र ई-मेल भेज सकते हैं, या अपनी बकाया रिपोर्ट में सूचीबद्ध सभी पार्टियों को सामूहिक ई-मेल भेज सकते हैं। विस्तृत जानकारी के लिए, पार्टियों को अनुस्मारक पत्र भेजें देखें ।
जी-मेल के लिए प्रमाणीकरण
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने जी-मेल खाते का उपयोग चालान, रिपोर्ट और अनुस्मारक पत्रों को ई-मेल करने के लिए कर सकते हैं, आपको अपने जी-मेल खाते को प्रमाणित करने की आवश्यकता है। यह टैलीप्राइम को ई-मेल भेजते समय आपके जी-मेल खाते को पहचानने की अनुमति देगा। इसके अलावा, जांचें कि क्या आपने टैलीप्राइम से विवरण ई-मेल करते समय अपना जी-मेल और पासवर्ड सही ढंग से दर्ज किया है।
- टैलीप्राइम से अपनी ई-मेल आईडी का उपयोग करने के लिए अपनी जीमेल सेटिंग्स बदलें
- जीमेल का उपयोग करके टैलीप्राइम से ई-मेल भेजें
टैलीप्राइम से अपनी ई-मेल आईडी का उपयोग करने के लिए अपनी जी-मेल सेटिंग बदलें
- अपने जी-मेल खाते में लॉगिन करें।
- Google Apps से खाता चुनें ।
- सुरक्षा पर क्लिक करें ।
- ऐप पासवर्ड जेनरेट करने के चरण :
- टू-स्टेप वेरिफिकेशन चालू करें ।
- ऐप पासवर्ड सक्षम करें > अन्य चुनें (ऐप के रूप में)> ऐप का नाम दर्ज करें> जेनरेट पर क्लिक करें ।
- पासवर्ड कॉपी करें > हो गया पर क्लिक करें .
अब, आप टैलीप्राइम से अपनी जी-मेल आईडी का उपयोग कर सकते हैं।
जीमेल का उपयोग करके टैलीप्राइम से ई-मेल भेजें
- TallyPrime के वाउचर या रिपोर्ट पर जाएं जिसे ई-मेल करना है।
- Ctrl+E ( ई-मेल) दबाएं । प्रमाणीकरण के लिए उपयोगकर्ता नाम के रूप में अपनी जीमेल आईडी दर्ज करें ।
- अपने जीमेल अकाउंट में ऐप पासवर्ड जेनरेट करें , इसे कॉपी करें और टैलीप्राइम के पासवर्ड फील्ड में पेस्ट करें। ( ऐप पासवर्ड जेनरेट करने के चरण )
- को ई-मेल दर्ज करें ।
- ई-मेल भेजने के लिए एंटर दबाएं ।
नोट: यदि ई-मेल इनबॉक्स में प्रकट नहीं होता है, तो इसे जंक फोल्डर में जांचें और इसे इनबॉक्स में ले जाएं ।
Yahoo . के लिए प्रमाणीकरण
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने याहू खाते का उपयोग इनवॉइस, रिपोर्ट और अनुस्मारक पत्रों को ई-मेल करने के लिए कर सकते हैं, आपको अपने जी-मेल खाते को प्रमाणित करने की आवश्यकता है। यह टैलीप्राइम को ई-मेल भेजते समय आपके याहू खाते को पहचानने की अनुमति देगा। इसके अलावा, जांचें कि क्या आपने टैलीप्राइम से विवरण ई-मेल करते समय अपना याहू और पासवर्ड सही ढंग से दर्ज किया है।
- टैलीप्राइम से अपनी ई-मेल आईडी का उपयोग करने के लिए अपनी याहू मेल सेटिंग्स बदलें
- याहू मेल का उपयोग करके टैलीप्राइम से ई-मेल भेजें
टैलीप्राइम से अपनी ई-मेल आईडी का उपयोग करने के लिए अपनी याहू मेल सेटिंग्स बदलें
- अपने याहू खाते में लॉगिन करें।
- खाता जानकारी चुनें .
- खाता सुरक्षा पर क्लिक करें ।
- आप निम्न में से कोई एक कर सकते हैं:
यह वन-टाइम पासवर्ड है जिसे जनरेट करने के तुरंत बाद उपयोग करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, आपको ऐप पासवर्ड जेनरेट करना होगा और टैलीप्राइम से ई-मेल भेजने से ठीक पहले इसका इस्तेमाल करना होगा।
अब, आप टैलीप्राइम से अपनी याहू मेल आईडी का उपयोग कर सकते हैं।
Yahoo . का उपयोग करके TallyPrime से ई-मेल भेजें
- TallyPrime के वाउचर या रिपोर्ट पर जाएं जिसे ई-मेल करना है।
- Ctrl+E ( ई-मेल) दबाएं । प्रमाणीकरण के लिए उपयोगकर्ता नाम के रूप में अपनी Yahoo मेल आईडी दर्ज करें ।
- यदि आप उपयोग कर रहे हैं:
- को ई-मेल दर्ज करें ।
- ई-मेल भेजने के लिए एंटर दबाएं ।
नोट: यदि ई-मेल इनबॉक्स में प्रकट नहीं होता है, तो इसे जंक फोल्डर में जांचें और इसे इनबॉक्स में ले जाएं ।
चेतावनी संदेश | ई-मेल पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
आपके ई-मेल सेट अप के आधार पर, टैलीप्राइम यह सुनिश्चित करने के लिए चेतावनी संदेश प्रदर्शित कर सकता है कि आपके पास बिना किसी परेशानी के ई-मेलिंग का सहज अनुभव है।
ई-मेल नहीं भेजा जा सकता
यह चेतावनी तब प्रकट होती है जब आपने गलत ई-मेल या पासवर्ड दर्ज किया है, या टैलीप्राइम द्वारा एक्सेस किए जाने के लिए अपने जी-मेल या याहू खाते को प्रमाणित नहीं किया है।
यदि आपने अपना जी-मेल या याहू खाता प्रमाणित नहीं किया है , तो क्रमशः जी-मेल के लिए प्रमाणीकरण या याहू के लिए प्रमाणीकरण देखें ।
फ़ाइल का आकार अनुमेय सीमा से बड़ा है
यह चेतावनी संदेश तब प्रकट होता है जब आप अपने ई-मेल खाते के लिए लागू सीमा से अधिक आकार की फ़ाइलें संलग्न करने का प्रयास करते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल के मामले में, आप 25 एमबी तक के आकार की फाइलें संलग्न कर सकते हैं। जब आप इस सीमा को पार कर जाते हैं, तो आपको यह चेतावनी संदेश दिखाई देगा।
ऐसे मामलों में, आप उस फ़ाइल का आकार कम कर सकते हैं जिसे आप ई-मेल भेजते समय संलग्न करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप रिपोर्ट की अवधि को कम कर सकते हैं ताकि रिपोर्ट के लिए फ़ाइल का आकार अनुमेय सीमा के भीतर हो।
उपयोगकर्ता नाम या पासवर्ड ग़लत है। कृपया जाँच करें और पुनः प्रयास करें
यदि SMTP क्लाइंट प्रमाणीकरण सक्षम नहीं है, तो निम्न चेतावनी संदेश प्रकट होता है।
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